Evaluatie en aanbevelingen

Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase is het raadzaam om in een vroeg stadium taken te verdelen. Wanneer dit gebeurt door taken te kiezen waar je voorkeur of belangstelling naar uit gaat versnelt dit het proces doordat je in je kracht staat.

Het duurde bij onze groep even voordat dit proces goed op gang kwam. Het maken van een agenda bij besprekingen en ons daar aan houden met daarbij helder en open communiceren was iets waar wij in moesten groeien als groep. Het aanwijzen van een voorzitter was daarbij een stap in de goede richting.

Stel een voorzitter aan die de besprekingen leidt. Neem tijdens vergaderingen de tijd om naar elkaar te luisteren. Bedenk van tevoren goed wat jullie als groep willen onderzoeken en dat de verschillende aanwezigen betrokken zijn bij de besluiten die worden genomen.

Contacten

Het leggen van contacten met scholen en instanties in het buitenland verliep minder vanzelfsprekend dan verwacht. Het verkrijgen van mailadressen en telefoonnummers leidde niet automatisch tot het maken van afspraken.

Er zijn diverse organisaties die studiereizen organiseren. Sommige landen hebben veel te maken met belangstelling van collega’s uit het buitenland. Werkdruk is ook in het buitenland een bekende factor in het onderwijs. Men zit niet altijd te wachten op bezoekers die deze werkdruk wellicht verhogen. Wanneer de onderzoeksvragen concreet zijn en ook duidelijk is wat de bezoekers zouden kunnen bréngen, is de bereidheid vaak groter.

Het is aan te bevelen contact te zoeken met iemand uit het land waar je naar toe gaat die werkzaam is in het werkveld, via bijvoorbeeld LinkedIn. Het gebruiken van deze ingang leidde bij ons tot snellere contactlegging en het kunnen aanspreken van het netwerk van deze IJslandse dame.

Contacten heel vroeg leggen heeft het risico dat scholen nog niet in hun agenda kunnen kijken voor volgend schooljaar. Rondom de zomerperiode is het echter weer lastig om contact te leggen wegens de vakanties en afronding van het schooljaar in het land van bestemming. Het advies is om op tijd te beginnen en de contacten warm te houden!

Financiën

In overleg met de afdeling financiën van de Driestar werd overeengekomen dat grote bedragen eerst door de Driestar werden betaald. Dit gold voor de vlucht, het onderkomen en autohuur.

Wat bij ons goed werkte is de tickets laten boeken door één persoon. Dit scheelt administratiekosten en drukt dus de totaalprijs. Verder is het handig om iemand met financiële vaardigheden alles bij te laten houden en hier regelmatig een update van te laten verstrekken. Dat was voor ons een prettige ervaring.

Daarbij is een gezamenlijke pot een aanrader. Bij ons werd die verdeeld over twee mensen. Iedereen stortte het begrote bedrag voor levensonderhoud, benzinekosten en uitjes. Dat zorgde voor een ontspannen verblijf. De begroting was dusdanig ruim opgezet dat er tijdens de reis niet hoefde te worden vergaderd over de financiën.

 

Kijk op www.nuffic.nl of je in aanmerking komt voor een mobiliteitssubsidie. M.i.v. augustus 2018 gaat hierin een en ander veranderen: http://nuffic1.m8.mailplus.nl/genericservice/code/servlet/React?encId=LWgW9FELKnuTNwn&actId=2441976&command=openhtml

 

Ga ruim op tijd het gesprek aan met je werkgever over de bekostiging van de studiereis. Liever nog, zorg bij het startcontract dat alle kosten, dus ook je studiereis, automatisch vergoed worden. Als de directeur dit heeft ondertekend kom je niet zelf voor onverwachte grote uitgaven te staan.

 

Bereken kosten die je gaat of wil gaan maken gelijk uit voor het bedrag pp. Uiteindelijk gaat het voor ieder groepslid om dat bedrag.

Maak tijdens de reis iemand verantwoordelijk voor het bijhouden van de uitgaven en het maken van een centrale afrekening achteraf. Dit geeft veel duidelijkheid tijdens en na de reis.

Verslaglegging

Wij zijn als groep een pilot gestart met het maken van een website in plaats van een onderzoeksverslag op papier. We kozen voor een gratis versie via www.wordpress.com. Op deze site is redelijk veel mogelijk, maar het verdient de aanbeveling dit van te voren goed uit te zoeken. Wij liepen tegen een heleboel praktische problemen aan:

Hoe houd je de website overzichtelijk?

Hoe verwerk je de data die je verzameld hebt tijdens de bezoeken van de studiereis?

Hoe maak je onderscheid tussen onderdelen die “masterwaardig” zijn en antwoorden geven op je onderzoeksvragen en waar plaats je reisverslagen die de sfeer kunnen weergeven?

Welke format gebruik je voor de blog en hoe zorg je er voor dat iedereen dit

enigszins op dezelfde manier invult?

Maak één of twee mensen verantwoordelijk voor de website.

Het onmiddellijk verwerken van de indrukken van de dag zorgde voor een intensieve dag invulling. Bouw ook momenten in om te ontspannen en het land van bestemming op te snuiven.

 

Maak een soort format hoe informatie aangeleverd moet worden. Dit geeft duidelijkheid voor de personen die een verslag moeten schrijven. Daarnaast kan de informatie sneller worden verwerkt en het vergroot de leesbaarheid

Verblijf

Tijdens de studieweek zit je bijna 24 uur per dag op elkaars lip. Inmiddels ken je elkaars (eigen)aardigheden wat beter, maar toch loop je aan tegen irritaties. Vaak worden deze irritaties veroorzaakt door communicatieproblemen. Niet alles wordt uitgesproken en niet alles wordt begrepen zoals het bedoeld is. Werken met een dag of weekvoorzitter geeft structuur en werkt vaak heel verhelderend. De voorzitter neemt dan het initiatief om aan het einde van elke dag te evalueren. Er is de gelegenheid om eventuele problemen die er zijn uit te spreken en oplossingen te zoeken met elkaar. Dit zal de samenwerking ten goede komen. Ook het doorspreken van de volgende dag kan dan gelijk gebeuren.

Neem verantwoordelijkheid voor het bespreken van je eigen gevoelens, vergeef jezelf en de ander de misverstanden en stel het samen open en constructief verder gaan elke keer bewust centraal. Met negen heel verschillende personen, zeven dagen in een klein appartement was dat een hele uitdaging. Toch kijken we allemaal terug op een geweldige week.

 

Benoem vooral wat je goed vindt aan elkaar, geef complimenten zodat de sfeer positief blijft en iedereen zich gezien en erkend kan voelen

 

 

 

 

Advertenties